Contoh Surat Keterangan Aktif Kuliah? Simak Fungsi dan Cara Pengajuannya di Sini

TRIBUNPONTIANAK.CO.ID- Bagi mahasiswa, Surat Keterangan Aktif Kuliah merupakan dokumen resmi yang memiliki beragam manfaat penting dalam mendukung kebutuhan akademik maupun administratif.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa seseorang masih terdaftar dan aktif menjalani perkuliahan di suatu institusi pendidikan tinggi.

Surat ini sering kali dibutuhkan dalam berbagai situasi. Di antaranya, sebagai syarat pengajuan beasiswa baik beasiswa internal dari kampus maupun eksternal dari lembaga lain pengajuan tunjangan orang tua, persyaratan administrasi untuk mengikuti lomba, program pertukaran pelajar, atau kegiatan akademik lainnya. 

Tak hanya itu, surat ini juga bisa diperlukan saat mendaftar sidang akhir, magang, bahkan sebagai pengganti kartu tanda mahasiswa apabila kartu tersebut hilang atau dalam proses cetak ulang.

Lalu, bagaimana cara mendapatkan surat ini? Umumnya, mahasiswa dapat mengajukan permohonan melalui bagian tata usaha atau administrasi akademik fakultas masing-masing.

Prosesnya cukup sederhana, namun tetap membutuhkan kelengkapan dokumen seperti fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi (KRS) terbaru, dan surat permohonan jika diminta.

Beberapa perguruan tinggi juga telah menyediakan layanan pengajuan secara daring melalui sistem informasi akademik kampus.

Memastikan bahwa semua persyaratan telah dipenuhi akan mempercepat proses penerbitan surat. Setelah diproses, surat ini biasanya akan ditandatangani oleh pejabat akademik seperti dekan atau wakil dekan bidang akademik, dan disertai dengan cap resmi lembaga.

Dengan memiliki Surat Keterangan Aktif Kuliah, mahasiswa dapat lebih mudah mengakses berbagai fasilitas dan kesempatan yang tersedia selama masa studi.

Maka dari itu, penting untuk memahami fungsi, format, serta prosedur pengajuan surat ini agar tidak terkendala dalam urusan administratif kampus maupun di luar kampus.

• Cara Menitipkan Doa kepada Jamaah Haji, Menggapai Harapan melalui Tanah Suci

Cara Mendapatkan Surat Keterangan Aktif Kuliah

Cara mendapatkan surat keterangan kuliah biasanya berbeda di setiap kampusnya. Maka dari itu, bisa melakukan cek di website kampus masing-masing atau menanyakan ke bagian prodi atau fakultas untuk pembuatan surat keterangan aktif kuliah.

Berikut ini cara mendapatkan surat keterangan kuliah seperti dikutip dari laman Universitas Airlangga (Unair)

• Mengunduh template surat permohonan di link yang ditetapkan masing-masing prodi.
• Membuat surat permohonan kemudian meminta persetujuan dan tanda tangan dari dosen wali.
• Melengkapi lampiran berupa scan KTM dan KHS semester terakhir.
• Berkas-berkas tersebut dikirim ke email yang ditentukan masing-masing prodi dengan format tertentu.
• Permohonan akan diproses dalam beberapa hari kerja
• Setelah surat permohonan selesai akan dikirimkan soft file melalui email mahasiswa yang bersangkutan. Apabila tidak disetujui, maka mahasiswa akan dihubungi oleh pihak akademik melalui whatsapp atau email.
• Mahasiswa juga bisa mengambil hardcopy surat tersebut di kantor masing-masing prodi.

Contoh Surat Keterangan Aktif Kuliah

Mengutip berbagai laman perguruan tinggi, berikut contoh-contoh surat keterangan aktif kuliah:

Contoh 1

SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH
Nomor : /FT-USM/M/bulan/tahun

Dekan Fakultas Teknik Universitas Serambi Mekkah Banda Aceh dengan ini menerangkan
bahwa :

Nama :
Tempat/Tgl Lahir :
NPM :
Fakultas :
Jurusan :
Alamat :

Benar tercatat sebagai mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Serambi Mekkah yang terdaftar
pada Tahun Akademik 2025/2026. Demikian surat keterangan ini dikeluarkan dengan sebenarnya untuk keperluan pengajuan
beasiswa.

Banda Aceh, 7 Agustus 2025
Dekan,

Ir. Hj. Elvitriana, M. Eng

Contoh 2