Contoh Menulis Surat Penawaran dalam Dunia Bisnis, Lengkap Pengertian dan Fungsinya

TRIBUNPONTIANAK.CO.ID- Dalam praktik bisnis profesional, komunikasi tertulis memegang peranan penting, salah satunya adalah melalui surat penawaran.

Surat penawaran merupakan bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh suatu perusahaan atau pelaku usaha untuk menyampaikan maksud menawarkan produk, jasa, atau kerja sama bisnis kepada pihak lain. Bahasa yang digunakan dalam surat ini harus bersifat formal, baku, dan mengikuti kaidah penulisan surat resmi.

Secara umum, terdapat dua jenis surat penawaran yang lazim digunakan, yaitu surat penawaran pekerjaan (offering letter) dan surat penawaran barang atau jasa.

Offering letter biasanya diberikan kepada calon karyawan sebagai pemberitahuan resmi mengenai posisi yang ditawarkan, termasuk informasi mendetail mengenai tanggung jawab pekerjaan, tanggal mulai bekerja, besaran gaji, tunjangan, hingga jadwal kerja yang berlaku.

Sementara itu, surat penawaran barang atau jasa adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh satu perusahaan untuk menawarkan produk atau layanan kepada pihak lain baik itu perusahaan, lembaga, maupun konsumen perorangan.

Surat ini umumnya mencakup informasi penting seperti jenis barang atau jasa yang ditawarkan, harga satuan, sistem pembayaran, waktu pengiriman, dan syarat-syarat lainnya yang berkaitan dengan proses jual beli.

• Contoh Kalimat Permintaan Maaf yang Menyentuh Hati, Tanda Kedewasaan dalam Mengakui Kesalahan

Penawaran yang tercantum dalam surat ini bisa sangat bervariasi, mulai dari produk jadi, bahan baku industri, jasa manufaktur, hingga layanan distribusi.

Karena surat ini tergolong sebagai surat resmi, maka harus dilengkapi dengan elemen-elemen formal seperti kop surat, nomor surat, tanggal, tujuan surat, salam pembuka, isi penawaran, serta tanda tangan dan cap resmi perusahaan pengirim.

Penting untuk diketahui bahwa meskipun surat penawaran barang atau jasa ditujukan kepada pihak lain dalam konteks bisnis, pihak penerima bisa berupa konsumen akhir maupun sesama pelaku usaha. Oleh karena itu, penyusunan surat penawaran harus disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan penerima agar isi penawaran menjadi relevan dan menarik.

Namun sebagain HRD biasanya belum paham bagaimana contoh Offering Letter yang menarik dan informatif untuk ditawarkan kepada calon karyawan.

Walaupun pembuatan offering letter atau surat penawaran setiap perusahaan mungkin berbeda, namun format umumnya akan memiliki standar yang sama.

Dilansir dari sebuah e-Journal Universitas Internasional Batam, pengertian surat penawaran adalah surat yang berisi tentang penawaran suatu Produk atau Jasa yang ditujukan kepada calon pembeli, surat ini biasanya disebut juga sebagai surat jual.

Surat penawaran dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli atau penjual yang ingin menawarkan produknya kepada perseorangan atau instansi perusahaan.

Mengapa Surat Penawaran Penting?

Dalam sebuah instansi, contohnya seperti media massa, surat penawaran berguna untuk memberikan penawaran bisnis berupa iklan yang dapat mempengaruhi bentuk kerja sama antara satu perusahaan terhadap iklan tersebut.

6 Komponen Surat Penawaran

Anda setidaknya bisa memasukkan poin-poin sebagai berikut kedalam Offering Letter:

1. Template Surat/ Logo Perusahaan

• Kop surat perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon, alamat email, dan alamat website jika ada.
• Nama kota dan tanggal surat diterbitkan.
• Nomor surat, urutan nomor surat keluar dari perusahaan.
• Jumlah lampiran, biasanya lampiran detail barang atau jasa dan harganya.
• Perihal, inti dari surat.
• Tujuan, yaitu pihak atau perusahaan yang dituju.

2. Pembuka

Bisa menggunakan sapaan pembuka yang formal untuk relasi perusahaan maupun semi formal. Sesuaikan bahasa dengan segmentasinya, jika surat ditujukan untuk calon konsumen. Pastikan bahasa sopan dan mudah dipahami.

3. Isi Surat

Inti dari penawaran yang diberikan. Sampaikan isi dengan bahasa yang efektif dan menarik, bisa manfaatkan grafik atau visual. Intinya mengenai penawaran harga barang atau promo sebagai salah satu teknik marketing.