TRIBUNPONTIANAK.CO.ID- Rapat merupakan bagian penting dalam proses pengambilan keputusan di berbagai lingkungan, baik itu perusahaan, organisasi, institusi pemerintahan, hingga komunitas. 

Namun agar rapat tidak berjalan tanpa arah atau menghabiskan waktu secara tidak efisien, agenda rapat harus disusun terlebih dahulu sebagai pedoman utama jalannya diskusi.

Agenda rapat adalah daftar poin pembahasan yang telah ditentukan sebelum rapat dimulai.

Agenda ini berfungsi untuk memastikan bahwa tujuan rapat tercapai, waktu digunakan secara efisien, dan peserta fokus pada hal-hal yang relevan.

Mengapa Agenda Rapat Itu Penting?

Menentukan arah dan tujuan rapat

Membantu moderator/pimpinan rapat mengelola waktu

Mendorong partisipasi aktif dari peserta

Menghindari pembahasan yang melebar

Mempermudah pencatatan notulen dan tindak lanjut

• Contoh Proposal Pengajuan Dana 17 Agustus, Praktis dan Siap Pakai

Susunan Contoh Agenda Rapat yang Efisien dan Efektif

Berbeda dengan catatan atau kesimpulan rapat, contoh agenda rapat terdiri dari poin-poin yang akan dibahas selama pertemuan. 

Mulai dari penyusunan diskusi, topik utama, hingga waktu yang dihabiskan setiap sesi diskusinya.

Mengutip dari buku Latihan Soal & Pembahasan Ujian Nasional Bahasa Indonesia SMA IPA/IPS, Redaksi Kawan Pustaka (hal. 52), rapat adalah suatu catatan atas semua pembicaraan yang disampaikan oleh setiap peserta rapat. 

Hal-hal yang harus ada dalam notula rapat antara lain nama instansi, sifat rapat, hari dan tanggal, tempat rapat, nama dan jabatan pemimpin.

Berikut susunan langkah yang perlu diperhatikan :

1. Judul Rapat
Memastikan judul rapat sesuai dengan tujuan utama rapat tersebut.

2. Tanggal dan Waktu
Mencantumkan tanggal, waktu dimulai, dan waktu selesainya rapat.
Informasi penting disajikan secara kronologis

3. Lokasi
Menyebutkan dimana lokasi rapat dengan detail.

4. Peserta
Mendaftar peserta yang diinginkan untuk hadir, dan menghubunginya untuk mengingatkan.

5. Tujuan Rapat
Menjelaskan secara singkat dalam bentuk paragraf, bagaimana tujuan rapat yang diinginkan

• AMALAN Doa Agar Hati Selalu Ikhlas Menghadapi Situasi Musibah dan Cobaan

6. Daftar Topik Pembahasan
Topik dijelaskan secara jelas dan ringkas.
Mengatur perkiraan waktu yang sesuai di setiap topik.
Menunjuk penanggung jawab di setiap topik ataupun materi.
Memperhatikan detail seperti “pengambilan keputusan”, “pembahasan isu utama”, “meninjau rapat sebelumnya” dan hal lainnya yang relevan dengan rapat yang berlangsung ataupun tersambung dengan rapat sebelumnya.

7. Waktu Penutupan
Memberi perkiraan waktu kapan rapat akan selesai.
Contoh daftar topik pembahasan rapat mingguan oleh tim internal: "Meninjau Progres Proyek A (15 menit, oleh Manajer)", "Tinjauan Problem (10 menit, diskusi)", "Rencana Tindak Lanjut (10 menit, seluruh peserta)," "Lain-lain & Penutupan (5 menit)."

Contoh agenda rapat di atas adalah panduan untuk rapat yang lebih efisien dan efektif. Menerapkan susunan agenda rapat tersebut dapat membantu berjalannya rapat dengan sesuai dan tidak menghabiskan banyak waktu, juga fokus kepada penyelesaian

- Baca Berita Terbaru Lainnya di GOOGLE NEWS
- Dapatkan Berita Viral Via Saluran WhatsApp

!!!Membaca Bagi Pikiran Seperti Olahraga Bagi Tubuh!!!