Contoh Menulis Surat Penawaran dalam Dunia Bisnis, Lengkap Pengertian dan Fungsinya

TRIBUNPONTIANAK.CO.ID- Dalam praktik bisnis profesional, komunikasi tertulis memegang peranan penting, salah satunya adalah melalui surat penawaran.

Surat penawaran merupakan bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh suatu perusahaan atau pelaku usaha untuk menyampaikan maksud menawarkan produk, jasa, atau kerja sama bisnis kepada pihak lain. Bahasa yang digunakan dalam surat ini harus bersifat formal, baku, dan mengikuti kaidah penulisan surat resmi.

Secara umum, terdapat dua jenis surat penawaran yang lazim digunakan, yaitu surat penawaran pekerjaan (offering letter) dan surat penawaran barang atau jasa.

Offering letter biasanya diberikan kepada calon karyawan sebagai pemberitahuan resmi mengenai posisi yang ditawarkan, termasuk informasi mendetail mengenai tanggung jawab pekerjaan, tanggal mulai bekerja, besaran gaji, tunjangan, hingga jadwal kerja yang berlaku.

Sementara itu, surat penawaran barang atau jasa adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh satu perusahaan untuk menawarkan produk atau layanan kepada pihak lain baik itu perusahaan, lembaga, maupun konsumen perorangan.

Surat ini umumnya mencakup informasi penting seperti jenis barang atau jasa yang ditawarkan, harga satuan, sistem pembayaran, waktu pengiriman, dan syarat-syarat lainnya yang berkaitan dengan proses jual beli.

• Contoh Kalimat Permintaan Maaf yang Menyentuh Hati, Tanda Kedewasaan dalam Mengakui Kesalahan

Penawaran yang tercantum dalam surat ini bisa sangat bervariasi, mulai dari produk jadi, bahan baku industri, jasa manufaktur, hingga layanan distribusi.

Karena surat ini tergolong sebagai surat resmi, maka harus dilengkapi dengan elemen-elemen formal seperti kop surat, nomor surat, tanggal, tujuan surat, salam pembuka, isi penawaran, serta tanda tangan dan cap resmi perusahaan pengirim.

Penting untuk diketahui bahwa meskipun surat penawaran barang atau jasa ditujukan kepada pihak lain dalam konteks bisnis, pihak penerima bisa berupa konsumen akhir maupun sesama pelaku usaha. Oleh karena itu, penyusunan surat penawaran harus disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan penerima agar isi penawaran menjadi relevan dan menarik.

Namun sebagain HRD biasanya belum paham bagaimana contoh Offering Letter yang menarik dan informatif untuk ditawarkan kepada calon karyawan.

Walaupun pembuatan offering letter atau surat penawaran setiap perusahaan mungkin berbeda, namun format umumnya akan memiliki standar yang sama.

Dilansir dari sebuah e-Journal Universitas Internasional Batam, pengertian surat penawaran adalah surat yang berisi tentang penawaran suatu Produk atau Jasa yang ditujukan kepada calon pembeli, surat ini biasanya disebut juga sebagai surat jual.

Surat penawaran dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli atau penjual yang ingin menawarkan produknya kepada perseorangan atau instansi perusahaan.

Mengapa Surat Penawaran Penting?

Dalam sebuah instansi, contohnya seperti media massa, surat penawaran berguna untuk memberikan penawaran bisnis berupa iklan yang dapat mempengaruhi bentuk kerja sama antara satu perusahaan terhadap iklan tersebut.

6 Komponen Surat Penawaran

Anda setidaknya bisa memasukkan poin-poin sebagai berikut kedalam Offering Letter:

1. Template Surat/ Logo Perusahaan

• Kop surat perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon, alamat email, dan alamat website jika ada.
• Nama kota dan tanggal surat diterbitkan.
• Nomor surat, urutan nomor surat keluar dari perusahaan.
• Jumlah lampiran, biasanya lampiran detail barang atau jasa dan harganya.
• Perihal, inti dari surat.
• Tujuan, yaitu pihak atau perusahaan yang dituju.

2. Pembuka

Bisa menggunakan sapaan pembuka yang formal untuk relasi perusahaan maupun semi formal. Sesuaikan bahasa dengan segmentasinya, jika surat ditujukan untuk calon konsumen. Pastikan bahasa sopan dan mudah dipahami.

3. Isi Surat

Inti dari penawaran yang diberikan. Sampaikan isi dengan bahasa yang efektif dan menarik, bisa manfaatkan grafik atau visual. Intinya mengenai penawaran harga barang atau promo sebagai salah satu teknik marketing.

4. Penutup

Berisi penutup dan harapan agar perusahaan dapat menindaklanjuti surat tersebut. Sertakan nama dan tanda tangan dari pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, dan stempel.

Contoh Format Offering Letter atau Surat Penawaran

MM / DD / YYYY

Nama Depan dan Belakang Kandidat

Alamat Kandidat

Kota, Negara Bagian, Kode Pos

[Nama Kandidat] yang terhormat,

Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi [penuh waktu, paruh waktu, dll.] Dari [jabatan] di [nama perusahaan] dengan tanggal mulai [tanggal mulai], bergantung pada [pemeriksaan latar belakang, formulir dan lainnya]. Anda akan melapor langsung ke [nama manajer / supervisor] di [lokasi kerja]. Kami yakin keahlian dan pengalaman Anda sangat cocok untuk perusahaan kami.

Dalam peran ini, Anda akan diminta untuk [menyebutkan secara singkat tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang relevan].

Gaji awal tahunan untuk posisi ini adalah [jumlah rupiah] yang harus dibayar secara [bulanan, tengah bulanan, mingguan, dll.] Dengan [setoran langsung, cek, dll.], Dimulai pada [periode pembayaran pertama]. Selain gaji awal ini, kami menawarkan Anda [diskusikan opsi saham, bonus, struktur komisi, dll. - jika berlaku].

Hubungan kerja Anda dengan [Nama Perusahaan] akan dilakukan sesuai keinginan, yang berarti Anda dan perusahaan bebas memutuskan hubungan kerja kapan saja dengan alasan apapun. Surat ini bukan kontrak atau jaminan kerja untuk jangka waktu tertentu.

Sebagai karyawan [Nama Perusahaan], Anda juga berhak atas program manfaat kami, yang mencakup [asuransi kesehatan, 401 (k), waktu liburan, dll.], Dan manfaat lainnya yang akan dijelaskan lebih detail di [karyawan buku pegangan, paket orientasi, dll.].

Harap konfirmasi penerimaan Anda atas penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan surat ini sebelum [tanggal kadaluarsa penawaran].

Kami sangat senang Anda bergabung dengan tim kami! Jika Anda memiliki pertanyaan, silahkan hubungi kami kapan saja.

Hormat kami,

[Tanda tangan Anda]

[Nama Cetak Anda]

[Judul Pekerjaan Anda]

Tanda tangan:

Nama yang dicetak:

Tanggal:

Berikut contoh surat penawaran dilansir dari berbagai sumber.

• Contoh Surat Undangan Aqiqah, Sederhana tapi Penuh Makna

1. Contoh Surat Negosiasi

[Kop Surat PT Bermartabat]

Yth
Pihak PT Kaya Raya

Dengan Hormat,
Mewakili PT Bermartabat, sebagai perusahaan yang bergerak di bidang alat tulis dan peralatan kantor menyetujui untuk melakukan kerjasama dengan pihak PT Kaya Raya. Terkait detail perjanjian dan penawaran harga telah kami sampaikan pada halaman lampiran.

Dari beberapa jenis sampel yang PT Kaya Raya berikan, kami tertarik untuk melakukan pemesanan kertas secara bertahap. Dikarenakan total pemesanan cukup banyak, sekiranya diperkenankan kami ingin melakukan negosiasi harga seperti yang tertera berikut.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin bersama.

Bandung, 7 September 2025

Hormat saya,

Manager PT Bermartabat.

2. Contoh Surat Ajuan Kerjasama

Yth Pimpinan PT Citra Utama

Dengan hormat,

Bersamaan surat ini kami ingin memperkenalkan perusahaan kami PT Sinar Mulya. Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi khususnya dalam bidang pengembangan jaringan informasi internet/web (web development) dan multimedia.

Maksud kami memperkenalkan layanan perusahaan kepada PT Citra Utama, dengan harapan dapat bekerjasama dalam pengembangan Teknologi Informasi khususnya dalam pengembangan jaringan internet/web (web development) dan multimedia. Jika perusahaan Citra Utama berminat, kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.

Bandung, 28 Januari 2022

Hormat saya,

Dirut PT Sinar Mulya

(*)

- Baca Berita Terbaru Lainnya di GOOGLE NEWS
- Dapatkan Berita Viral Via Saluran WhatsApp

!!!Membaca Bagi Pikiran Seperti Olahraga Bagi Tubuh!!!