Pengawasan Kearsipan di Lingkungan Unit Kerja Kementerian Hukum dan HAM RI

TRIBUNPONTIANAK.CO.ID, PONTIANAK - Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan bersadarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH12.PR01.03 Tahun 2020 tentang Target Kinerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Tahun 2021, Sekretariat Jenderal melakukan kegiatan pengawasan kearsipan terkait pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Pengawasan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan atau Norma, Standar, Pedoman, dan Kriteria (NSPK) Kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.

Saat ini Kementerian Hukum dan HAM telah memiliki 4 (empat) NSPK yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis.

Tujuan yang ingin dicapai adalah agar tercapainya penilaian indeks pengelolaan kearsipan dinamis yang baik di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Ruang lingkup kegiatan pengawasan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia terkait kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip (pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip permanen ke Arsip Nasional Republik Indonesia) dan sumber daya kearsipan (SDM Kearsipan dan prasarana kearsipan).

Pelaksanaan pengawasan kearsipan diharapkan akan memperoleh potret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta dapat ditingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu, sehingga mampu merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan, yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. 

Pada Rabu 17 Mei 2023, Kementerian Hukum dan HAM RI (Kemenkumham) melalui Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI memusnahkan beberapa arsip Substantif di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pontianak.

Arsip yang dimusnahkan merupakan Arsip Substantif di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pontianak, Kanwil Kementerian Hukum dan HAM Kalimantan Barat yang bernilai keterangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Kementerian Hukum dan HAM RI yang telah mendapatkan Surat Persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik lndonesia.

Pemusnahan ini dipimpin Fitriah Agustiani Arsiparis Ahli Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI didampingi Iwan Irawan Kepala Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pontianak.

"Pemusnahan ini berupa dokumen passport dan dokumen izin tinggal yang sudah memenuhi Jadwal Retensi Arsipnya. Bisa dimusnahkan karena melebihi jadwal retensi arsipnya. Jadi untuk memusnahkan dokumen-dokumen ini harus ada persetujuan arsip nasional," terang Fitriah Agustiani.

Dikesempatan yang sama, Iwan Irawan Kepala Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pontianak mengatakan kegiatan ini dimaksudkan sebagai pendukung dalam penyelenggaraan kepemerintahan dibidang kearsipan agar tercipta suatu tata kelola arsip yang tertib, efisien, dan tertata sesuai dengan aturan atau kaidah kearsipan yang berlaku, serta agar tidak terjadi lagi penumpukan arsip pada unit kerja dan pemusnahan arsip yang tidak sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). (*)